Croeso i'n hadnodd canllaw ar gyfer Arfarnwyr sy'n cynnal arfarniadau rhithwir.
Ar ôl defnyddio cyfarfodydd rhithwir, gwerthusodd yr RSU yr arfarniadau meddygol rhithwir o ran derbynioldeb, profiad ac ansawdd yr allbynnau. Argymhellodd y gwerthusiad fod arfarniadau rhithwir yn parhau i fod yn opsiwn sydd ar gael ar gyfer arfarniad yn seiliedig ar gydsyniad y sawl sy’n cael ei arfarnu a’r Arfarnwr. Mae'r sefyllfa hon bellach wedi'i chymeradwyo gan Grŵp Goruchwylio Ailddilysu Cymru y mae Prif Swyddog Meddygol Cymru yn Gadeirydd arno.
Mae'r adnodd hwn wedi'i gynllunio i'ch arwain trwy arfer gorau wrth gynnal y mathau hyn o arfarniadau.
Gobeithiwn y bydd hyn yn addysgiadol ac yn ddefnyddiol i chi wrth ddeall y pynciau canlynol:
- Beth yw arfarniad rhithwir
- Pa lwyfannau/meddalwedd a argymhellir a sut i gael mynediad at sesiynau tiwtorial ar gyfer y rhain
- Sut i baratoi'n effeithiol ar gyfer arfarniad rhithwir
- Sut i gynnal arfarniad rhithwir yn effeithiol
Rheolir yr adnodd hwn gan yr Uned Cymorth Ailddilysu o fewn Addysg a Gwella Iechyd Cymru ac fe’i datblygwyd yn wreiddiol ym mis Awst 2020. Mae’r cyfranwyr yn cynnwys Roger Morris, Cydlynydd Arfarnu Meddygon Teulu Caerdydd, Esther Youd, Arfarnwr Cwm Taf Morgannwg, Katie Leighton a Miriam Davies RSU.
Mae adolygiad wedi’i gynnal ers hynny, a chafodd y modiwl ei ddiweddaru ym mis Mawrth 2022.
Beth yw arfarniad rhithwir?
O ran yr adnodd hwn rydym yn diffinio arfarniad rhithwir fel cyfarfod arfarnu sy'n digwydd dros lwyfan neu feddalwedd rhithwir, e.e Teams, ac nad yw'n cael ei gynnal mewn amgylchedd wyneb yn wyneb.
Mae canllawiau'r GMC ar Gynnal arfarniad ymarfer cyfan blynyddol yn nodi:
Eich cyfrifoldeb chi yw cael arfarniad blynyddol sydd:
yn cael ei wneud gyda’r arfarnwr a’r sawl sy’n cael ei arfarnu yn yr un ystafell, neu drwy gyswllt fideo, fel bod y naill yn weladwy i’r llall
Mae ystod eang o lwyfannau cyfarfod rhithwir a meddalwedd ar gael, ac efallai y bydd llawer o bobl bellach yn gyfarwydd â nhw. Bydd yr adnodd hwn yn rhoi arweiniad ar wahanol lwyfannau yn yr adrannau pellach.
Pwy all gael arfarniad rhithwir?
Mae arfarniad rhithwir yn opsiwn sydd ar gael ar gyfer arfarniad yn seiliedig ar gytundeb rhwng y person sy’n cael eu harfarnu ac yr Arfarnwr.
Beth yw manteision cael arfarniad rhithwir?
Os na ellir cyflawni arfarniad wyneb yn wyneb, mae arfarniad rhithwir yn ateb hygyrch a chynaliadwy sy'n caniatáu i'r meddyg gymryd rhan yn y broses arfarnu. Mae rhai o fanteision cael arfarniad rhithwir yn cynnwys:
- Dim pwysau wrth archebu ystafell neu ddod o hyd i le parcio
- Gallu cael arfarniad mewn amgylchedd cyfarwydd (ar gyfer yr arfarnwr a’r person sy’n cael eu harfarnu)
- Yn lleihau amser teithio
- Yn lleihau'r ôl troed carbon
- Mwy o amrywiaeth o ddyddiadau ac amseroedd arfarnu (gan ganiatáu ar gyfer mwy o hyblygrwydd i’r arfarnwr a’r gwerthusai)
- Gellir aildrefnu'r cyfarfod yn gyflym
Pa lwyfannau/meddalwedd a argymhellir ar gyfer arfarniadau rhithwir?
Mae'n debygol y bydd gan feddygon fynediad at ystod o wahanol ddyfeisiau, llwyfannau a/neu feddalwedd i gynnal cyfarfod rhithwir. Mae'r adnodd hwn yn cyfeirio at 'argymhellion', sy'n cael eu hystyried yn arfer gorau, ond mewn amgylchiadau unigol efallai y bydd angen mwy o hyblygrwydd.
Dyma ein hargymhellion trosfwaol allweddol ar gyfer cyfarfodydd arfarnu:
- Defnyddiwch gyfrifiadur/gliniadur neu lechen (tablet) yn hytrach na ffôn symudol
- Defnyddiwch lwyfan neu feddalwedd rydych chi'n gyfarwydd ag ef - wrth gwrs bydd angen cytuno ar hyn gyda'ch arfarnai
- Ni ddylid cynnal arfarniadau dros y ffôn, gan fod canllawiau'r GMC yn nodi bod yn rhaid i bob parti fod yn weladwy i'w gilydd
- Sicrhewch eich bod yn cynnal safonau GDPR trwy beidio â defnyddio rhwydwaith rhyngrwyd cyhoeddus a dileu unrhyw wybodaeth arfarnu o gyfrifiaduron a rennir
- Sicrhewch eich bod yn cynnwys sylw ym mlwch Cyd-destun Proffesiynol y crynodeb gwerthuso y cynhaliwyd y cyfarfod hwn yn rhithwir. Mae hyn yn galluogi'r Swyddog Canlyniadau i weld y gwerthusiad hwn yn cael ei gynnal yn rhithiol
Mae platfformau a meddalwedd i'w defnyddio yn ddewis personol iawn a bydd yn dibynnu ar ba rai y mae gennych chi a'ch arfarnai fynediad iddynt. Ar hyn o bryd nid yw canllawiau GIG Cymru yn gwahardd unrhyw lwyfannau neu feddalwedd penodol rhag cael eu defnyddio, mae’r rhain yn argymhellion arfer da:
Os ydych yn defnyddio cyfrifiadur neu liniadur GIG:
- Argymhellir defnyddio Microsoft Teams
- Gellir defnyddio llwyfannau neu feddalwedd eraill ond gwiriwch eu polisi preifatrwydd i sicrhau eu bod yn bodloni safonau GDPR
- Os ydych yn ansicr, cysylltwch ag adran TG y sefydliad sy'n eich cyflogi. Yn achos Arfarnwyr Meddygon Teulu, cysylltwch â HEIW.IT.Team@wales.nhs.uk
Os ydych yn defnyddio cyfrifiadur personol, gliniadur neu ddyfais arall:
- Defnyddiwch ba bynnag blatfform neu feddalwedd rydych chi'n teimlo'n fwyaf cyfforddus ag ef
- Os yn bosib defnyddiwch systemau sy'n eich galluogi i osod cyfrinair ar gyfer y cyfarfod fel mesur diogelwch ychwanegol hy mae Zoom yn caniatáu gosod cyfrineiriau i leihau'r risg y bydd eraill yn cael mynediad i gyfarfod preifat
- Gwiriwch eu polisi preifatrwydd i sicrhau eu bod yn bodloni safonau GDPR
Mae'n bwysig bod yn ymwybodol o unrhyw gyfyngiadau a all fod ar blatfform neu feddalwedd, er enghraifft mae'r fersiwn rhad ac am ddim o Zoom ond yn caniatáu cyfarfodydd o hyd at 40 munud, i gael amser diderfyn mewn cyfarfodydd codir tâl.
Byddai'n bragmatig penderfynu ar blatfform/meddalwedd sylfaenol i'w ddefnyddio ar gyfer yr arfarniad ond hefyd ystyried opsiwn wrth gefn pe bai'r dechnoleg yn methu h.y. cyfarfod gwerthuso wedi'i sefydlu ar Microsoft Teams ond os bydd hynny'n methu gall y cyfarfod barhau ar Facetime.
Tiwtorialau
Mae cyfoeth o ganllawiau ar gael ar-lein ar gyfer gwahanol lwyfannau cyfarfod rhithwir a meddalwedd, mae’r dolenni a’r fideos isod yn sampl bach yn unig sy’n canolbwyntio ar sut i ddechrau eu defnyddio. Ceir arweiniad pellach ar ymarferoldeb ychwanegol pob un ar y tudalennau hynny mewn gwahanol adrannau.
Ymarferoldeb efallai yr hoffech ei ddefnyddio, ac mae gan y mwyafrif o lwyfannau'r gallu, yw rhannu eich sgrin gyda'r rhai rydych chi'n cwrdd â nhw. Gall hyn fod yn ddefnyddiol iawn i'ch galluogi chi a'r gwerthusai i weld dogfen neu dudalen we yr ydych yn edrych arni, a chytuno ar unrhyw sylwadau sy'n cael eu hysgrifennu neu i gadarnhau pa gofnod i'w drafod. Rydym yn cynghori eich bod ond yn defnyddio'r cyfleuster sgrin rannu am gyfnodau byr serch hynny a dychwelyd i ryngweithio rhithwir wyneb yn wyneb pan fydd y meysydd angenrheidiol wedi'u trafod/cytuno. Mae dolenni canllaw wedi'u cynnwys ar gyfer tiwtorialau rhannu sgrin ar bob platfform/meddalwedd.
Nid yw'n ymddangos bod gan lwyfannau a ddefnyddir yn bennaf ar ddyfeisiau symudol fel WhatsApp, FaceTime a Google Duo ymarferoldeb rhannu sgrin.
Microsoft Teams:
I rannu sgrin:
Zoom:
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206618765-Zoom-Video-Tutorials
I rannu sgrin:
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362153-How-Do-I-Share-My-Screen-
Galwad WhatsApp:
https://faq.whatsapp.com/android/voice-and-video-calls/how-to-make-a-video-call
FaceTime:
https://support.apple.com/en-gb/guide/iphone/iph7801d5771/ios
Google Duo:
https://support.google.com/duo/answer/6376137?hl=en-GB
Beth i'w ystyried wrth baratoi ar gyfer arfarniad rhithwir
Technoleg:
- Dylech gytuno â'r meddyg sy'n cael ei arfarnu pa lwyfan technoleg a ddefnyddir a sicrhau ei fod ar gael i'r ddau ohonoch.
- Gall fod yn ddefnyddiol trefnu amser cyn y arfarniad i roi cynnig ar y dechnoleg a chaniatáu amser i ddatrys unrhyw anawsterau technegol.
- Sicrhewch fod gennych gysylltiad da a chyflymder rhyngrwyd i sicrhau y gellir defnyddio fideo-gynadledda heb ymyrraeth.
- Mae cyfrifiadur neu liniadur yn cael ei ffafrio - bydd sgrin ffôn yn rhy fach i hwyluso cyfathrebu iaith y corff yn dda.
- Gallai defnyddio dwy sgrin fod yn ddefnyddiol i’ch galluogi i weld MARS a’r person arall.
- Os ydych yn defnyddio gliniadur, sicrhewch fod gan eich dyfais ddigon o wefr batri cyn y cyfarfod arfarnu, neu y gellir ei chysylltu â phrif gyflenwad.
- Anfon gwahoddiad cyfarfod sawl diwrnod cyn gan gynnwys unrhyw gyfrinair a chyfarwyddiadau ymuno eraill.
Meithrin cydberthynas a sefydlu’r disgwyliadau o ran bodloni:
- Trafodwch gyda'r meddyg sut y bydd y cyfarfod yn rhedeg, gan nodi'r disgwyliadau, er enghraifft pa mor hir y bydd yn ei gymryd. Dyma gyfle i ddechrau meithrin cydberthynas.
- Cytunwch ar gynllun wrth gefn os oes anawsterau technegol ar y diwrnod. Efallai y byddwch am gyfnewid rhifau ffôn i ddatrys problemau.
- Hysbysu'r meddyg sy'n cael ei arfarnu y bydd angen tynnu llun neu sganio'r holl dystiolaeth a'i lanlwytho i MARS gan na fydd cyfle i weld cofnodion papur.
Awgrymiadau ar gyfer cynnal cyfarfod arfarnu rhithwir llwyddiannus
Rhag-gynllunio:
- Gwnewch yn siŵr eich bod yn gyfarwydd â'r TG, gweler yr adran flaenorol
- Trefnwch amser sy'n gyfleus i'r ddwy ochr gyda'r arfarnai
- Sawl diwrnod cyn y cyfarfod rhithwir anfon y dyddiad, yr amser, a'r gwahoddiad; gan gynnwys y cod deialu a chyfrinair
- Sicrhewch fod eu rhif ffôn symudol, a'ch ffôn yn hygyrch- rhag ofn i'r TG fethu
Gosod:
- Dechreuwch osod tua 15 munud cyn yr amser cychwyn i ganiatáu ar gyfer diffygion sefydlu a munud olaf. Addaswch y golau, yn ddelfrydol peidiwch â chael ffenestr lachar y tu ôl i chi a fydd yn rhoi eich wyneb yn y tywyllwch. Sicrhewch fod eich wyneb wedi'i leoli'n briodol yng nghanol y sgrin
- Mae rhai garfarnwyr wedi cynnal prawf byr gyda'r arfarnai ychydig ddyddiau ynghynt, i wirio bod TG yn gweithio
- Amser a gofod di-dor. Edrychwch yn sydyn ar eich cefndir i wneud yn siŵr nadyw'ntynnu sylw gormod
- Gwisgwch yn briodol, o leiaf y darnau gweladwy ohonoch chi!
Y drafodaeth arfarnu rithwir :
- Byddwch yn ymwybodol efallai na fydd y cyfarfod yn llifo mor naturiol â chyfarfod wyneb yn wyneb ac y gall fod mân anawsterau technegol y gellir eu goresgyn fel arfer.
- Dechreuwch y cyfarfod gyda chyflwyniad, croeso a sgwrs gyffredinol i dorri'r iâ a phrofi'r TG, sain ac ati. “Gallaf eich gweld a'ch clywed yn iawn, a allwch chi fy ngweld a'm clywed?” Efallai mai dyma’r amser i roi cyngor ar leoliad camera, sain ac ati.
- Ceisiwch edrych i mewn i'r camera yn hytrach nag i'r wyneb ar y sgrin.
- Cynhaliwch y arfarniad fel y byddech chi'n ei wneud mewn cyfarfod wyneb yn wyneb, ond byddwch yn barod am, a derbyniwch y gall fod adegau pan fydd angen i chi gamu y tu allan i'r sgwrs arfarnu i gynnal “sgwrs atgyweirio neu dechnegol”. Gall hyn fod er mwyn gofyn i'r meddyg ailadrodd rhywbeth neu addasu eu camera neu feicroffon; ni ddylai hyn achosi gormod o aflonyddwch a gall y sgwrs fynd yn ôl ar y trywydd iawn yn gyflym. Gall crynhoi fod yn ddefnyddiol yn y sefyllfaoedd hyn.
- Soniwch wrth yr arfarnai y byddwch yn gwneud nodiadau ac yn edrych ar eich nodiadau – fel nad ydych yn edrych fel pe bai rhywun yn tynnu eich sylw.
- Gellir methu rhai awgrymiadau iaith corff naturiol mewn cyfarfod rhithwir felly ceisiwch dalu sylw ychwanegol i giwiau gweledol a chlywedol. Weithiau gall y “ciwiau cyflymu” rydyn ni'n eu defnyddio mewn sgwrs wyneb yn wyneb, er enghraifft “aha”, “ie”, “iawn” ddod ar eu traws fel ymyrraeth oherwydd yr oedi bach. Felly byddwch yn ofalus i beidio â'u defnyddio'n rhy aml. Efallai defnyddio mynegiant yr wyneb yn fwy i ddangos eich bod chi'n talu sylw, yn gwenu, yn nodio ac ati.
- Os oes angen i chi dorri ar draws ceisiwch roi eich llaw i fyny i ddangos yr hoffech chi ddweud rhywbeth
- Gorffennwch y drafodaeth arfarnu yn eich ffordd arferol a diolch i'r Dr am eu hamynedd ac efallai gofyn am adborth ar yr arfarniad rhithwir.
- Yn dilyn y drafodaeth arfarnu, wrth ysgrifennu’r crynodeb arfarniad sicrhewch eich bod wedi amlygu’r arfarniad hwn yn rhithwir ym mlwch Cyd-destun Proffesiynol y crynodeb
Cofnodi'r Arfarniad Rhithwir ar MARS
Yn dilyn y drafodaeth arfarnu, wrth nodi bod yr arfarniad wedi 'cyflawni' ar MARS, mae gennych bellach yr opsiwn i nodi mai arfarniad rhithwir ydoedd a pha lwyfan/meddalwedd a ddefnyddiwyd.
Cyfarwyddiadau i gofnodi'r Arfarniad Rhithwir ar MARS
Fe'ch anogir i gofnodi a oedd eich arfarniad yn un rhithwir, pan fyddwch yn marcio'r blwch 'Cyfarfod Wedi'i Gwblhau'.
Bydd hwn wedyn yn agor blwch naid yn gofyn i chi gadarnhau dyddiad y cyfarfod.
Mae angen i chi gadarnhau a gynhaliwyd yr arfarniad yn rhithwir. Os dewiswch ie yna mae angen i chi ddewis pa becyn cais a ddefnyddiwyd gennych.
Trosglwyddir y wybodaeth hon i grynodeb arfarniad y Meddyg.
Gobeithiwn fod yr adnodd hwn wedi bod yn ddefnyddiol wrth amlygu arfer gorau ar gyfer cynnal arfarniadau rhithwir. Os oes gennych unrhyw ymholiadau pellach, cysylltwch â'ch tîm arfarnu ac ailddilysu lleol neu'r RSU am gyngor.
Rheolir yr adnodd hwn gan yr Uned Cymorth Ailddilysu o fewn Gwella Iechyd Cymru ac fe’i datblygwyd yn wreiddiol ym mis Awst 2020. Mae’r cyfranwyr yn cynnwys Roger Morris, Cydlynydd Arfarnu Meddygon Teulu Caerdydd, Esther Youd, Arfarnwr Cwm Taf Morgannwg, Katie Leighton a Miriam Davies RSU.
Modiwl a grëwyd Awst 2020 - Adolygwyd Mawrth 2022
Mae adolygiad wedi’i gynnal ers hynny, a chafodd y modiwl ei ddiweddaru ym mis Mawrth 2022.